The yearly Power BI conference in Utrecht (Power BI Gebruikersdagen or ‘User Days’) are held in March, as per tradition. This edition I was invited to speak again, and I loved it.
I spoke about how we can share data and BI with external users. This happens more and more often these days. Our data estates are no longer just for our organisation. As we cooperate and integrate more with customers, suppliers, and partners, we need to share data across organisations too.
I had over 50 people in the room, which further reinforces the importance of this subject.
Session abstract (Dutch):
Het intern delen van Power BI-rapporten binnen een organisatie is inmiddels een bekende praktijk. Maar wat als er een behoefte ontstaat om rapportages te delen met externe partijen zoals klanten, leveranciers of samenwerkingspartners? Deze deep-dive sessie verkent de belangrijkste manieren om Power BI-rapporten veilig en beheersbaar extern beschikbaar te maken zonder in te leveren op gebruiksgemak of beheersbaarheid.
We behandelen verschillende routes, waaronder het werken met gastgebruikers via Azure Entra ID B2B, Power BI Embedded (voor toepassingen met maatwerkportals of apps), en hybride scenario’s waarbij data gedeeld wordt via lakehouses of databases, gecombineerd met rapportage binnen de Power BI-omgeving van de klant zelf. Voor elke optie staan we stil bij de licentievereisten, tenantinstellingen, en implicaties voor rechtenbeheer.
Daarnaast zoomen we in op hoe je externe toegang beheersbaar houdt in de praktijk: workspace-structuur, naamgevingsconventies, lifecycle management, en het belang van duidelijke afspraken met externe partijen. We delen best practices en lessons learned over het combineren van veiligheid met een soepele gebruikerservaring.
Deze sessie is gericht op Power BI admins, IT-beheerders en consultants die verantwoordelijk zijn voor het opzetten of adviseren over externe rapportagedeling. En hoewel niet elk scenario live wordt gedemonstreerd, krijg je praktische inzichten en realistische afwegingen mee om direct toe te passen in je eigen organisatie.